ทริคการเลือก เครื่องบันทึกเวลาเข้า-ออก ให้เหมาะสมสำหรับองค์กร

การลงเวลาทำงานได้เปลี่ยนแปลงไปตามยุคสมัย เทคโนโลยีได้พัฒนาเครื่องบันทึกเวลาเข้าออกให้มีความสามารถมากขึ้น ดังนั้น เพื่อเป็นแนวทางให้แต่ละองค์กรเลือกใช้งานได้อย่างเหมาะสม ในบทความนี้ เราขอแชร์วิธีเลือกเครื่องบันทึกเวลาเข้าออก แบบเข้าใจง่าย พร้อมจุดสำคัญที่ควรรู้ก่อนตัดสินใจเลือกซื้อ ถ้าพร้อมแล้ว ไปดูกัน

ประเภทของเครื่องบันทึกเวลาเข้า-ออก มีอะไรบ้าง ?

เนื่องจากเครื่องบันทึกเวลาเข้าออกในปัจจุบัน มีให้เลือกหลายรูปแบบ ทั้งเครื่องสแกนนิ้วเข้างาน สแกนใบหน้า อ่านบัตร หรือระบบ Cloud ซึ่งแต่ละแบบมีจุดเด่น และข้อจำกัดต่างกัน ดังนี้

•  ระบบสแกนลายนิ้วมือ

เริ่มกันที่เครื่องสแกนนิ้ว ซึ่งเป็นระบบยอดนิยมที่หลายองค์กรคุ้นเคย เพราะสามารถยืนยันตัวตนได้แบบเฉพาะบุคคลจากลายนิ้วมือของแต่ละคน ลดโอกาสในการสแกนแทนกัน อีกทั้งยังใช้งบประมาณไม่สูง ติดตั้งง่าย ใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้อุปกรณ์เสริมมากมาย 

• ระบบสแกน และจดจำใบหน้า

ต่อมาเป็น เครื่องสแกนใบหน้า (Face Recognition) ระบบนี้ทำงานคล้ายกับเครื่องสแกนนิ้ว แต่เปลี่ยนเป็นการจดจำใบหน้าแทน จุดเด่นคือให้ความสะดวก รวดเร็ว และตอบโจทย์เรื่องความปลอดภัยด้านสุขอนามัย เพราะไม่ต้องสัมผัสอุปกรณ์ เหมาะกับการใช้งานในยุคใหม่ ที่เน้นลดการสัมผัสร่วมกัน แต่ก็อาจต้องใช้งบประมาณสูงกว่าเครื่องสแกนลายนิ้วมือ

• ระบบอ่านบัตร 

สำหรับเครื่องบันทึกเวลาเข้าและออก ระบบอ่านบัตร (Card Reader) เป็นการบันทึกเวลาเข้าออกผ่านการแตะบัตร หรือเสียบบัตรลงเครื่อง ซึ่งนิยมใช้ในองค์กรที่มีบัตรประจำตัวพนักงานอยู่แล้ว โดยหลัก ๆ มีให้เลือก 2 แบบ คือ Proximity Card และ Mifare Card ระบบนี้ใช้งานง่าย รวดเร็ว แต่ก็มีข้อจำกัด หากบัตรชำรุด สูญหาย หรือเสื่อมสภาพ ก็จะไม่สามารถลงเวลาได้

• ระบบแอปพลิเคชัน และ Cloud

สุดท้าย คือระบบบันทึกเวลาผ่านแอปพลิเคชันเชื่อมต่อกับ Cloud โดยใช้โทรศัพท์มือถือที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต หรือใช้งานผ่านเว็บไซต์ ระบบนี้มีความโดดเด่นตรงที่พนักงานสามารถลงเวลาได้ทุกที่ เหมาะกับรูปแบบการทำงานสมัยใหม่ที่เป็น Hybrid ทั้งในออฟฟิศ นอกสถานที่ หรือแบบ Work From Home อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ต้องคำนึงคือการใช้งานจำเป็นต้องมีสมาร์ตโฟน และอาจมีความเสี่ยงจากปัญหาระบบ Cloud ล่มในบางช่วงเวลา

ทำไมบริษัทยุคใหม่ ต้องใช้ระบบ Time Attendance จาก Cloud TA

วิธีเลือกเครื่องบันทึกเวลาเข้าออก ให้เหมาะกับแต่ละองค์กร

การเลือกเครื่องบันทึกเวลาเข้าออก จำเป็นต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับลักษณะขององค์กร เพราะองค์กรแต่ละที่มีรูปแบบการทำงาน และสภาพแวดล้อมในองค์กรแตกต่างกัน โดยสามารถพิจารณา ดังนี้

• ความสะดวกในการใช้งาน

ขั้นตอนแรก ควรพิจารณาว่าอุปกรณ์แบบใด เหมาะกับลักษณะงานของพนักงานมากที่สุด ยกตัวอย่างเช่น โรงงานที่พนักงานต้องใส่ถุงมือ มือเปื้อน หรือต้องสัมผัสสารเคมีอยู่เสมอ การใช้เครื่องสแกนนิ้วอาจไม่เหมาะสม เพราะอาจสแกนไม่ติด หรือเกิดข้อผิดพลาดบ่อยครั้ง 

See Also

จุดเด่นของ ระบบลางานออนไลน์ที่ดี ต้องมีอะไรบ้าง

• จำนวนพนักงาน

ขนาดองค์กร มีผลต่อจำนวนข้อมูลที่เครื่องต้องรองรับ องค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานหลายร้อยคน ต้องเลือกเครื่องที่สามารถเก็บข้อมูลพนักงานได้เพียงพอ และประมวลผลได้อย่างรวดเร็ว หากเลือกเครื่องที่รองรับข้อมูลน้อยเกินไป อาจทำให้ระบบทำงานช้า ค้าง หรือไม่สามารถบันทึกข้อมูลได้ครบถ้วน

• ฟีเจอร์พิเศษ เช่น ระบบควบคุมประตู

สำหรับโรงงาน หรือพื้นที่ที่ต้องการความปลอดภัยสูง เครื่องบันทึกเวลาเข้าและออกยุคใหม่ สามารถเชื่อมต่อกับระบบควบคุมการเปิด-ปิดประตูได้ ทำให้ระบบไม่ได้ทำหน้าที่แค่บันทึกเวลาทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยควบคุมการเข้าถึงพื้นที่สำคัญขององค์กร เช่น คลังสินค้า ห้องควบคุม หรือออฟฟิศทั่วไป ช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับสถานที่ทำงานได้ดี

• ทนทานสภาพแวดล้อม

ด้วยความที่อุปกรณ์เป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ การเลือกเครื่องที่ทนทานต่อสภาพอากาศจึงเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะองค์กรที่ติดตั้งเครื่องไว้กลางแจ้ง หรือพื้นที่ที่เสี่ยงต่อความชื้น ควรเลือกอุปกรณ์ที่มีมาตรฐานกันน้ำกันฝุ่น เช่น IP65 เพื่อป้องกันความเสียหายจากสภาพอากาศ และเพิ่มระยะเวลาการใช้งานของเครื่องให้ยาวนานขึ้น

ขอบคุณข้อมูลจาก https://cloud-ta.com/