จุดเด่นของ ระบบลางานออนไลน์ที่ดี ต้องมีอะไรบ้าง
ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทมากขึ้น ทำให้มีการพัฒนาระบบต่าง ๆ มากมาย เพื่อใช้งานบนสมาร์ตโฟน หรือเว็บไซต์ หนึ่งในนั้นคือ “ระบบลางานออนไลน์” ที่ถูกออกแบบมา เพื่อทดแทนการลาแบบเอกสาร โดยช่วยให้พนักงานสามารถยื่นขอลา ตรวจสอบสถานะ และดูวันลาคงเหลือได้ภายในไม่กี่วินาที
โดยในบทความนี้ จะมาแชร์จุดเด่นของระบบลางานออนไลน์ เพื่อให้องค์กร หรือเจ้าของกิจการได้ทำความเข้าใจ ว่าทำไมถึงควรอัปเกรดจากการใช้กระดาษ ให้กลายเป็นระบบลางานออนไลน์ที่สะดวกสบาย หากพร้อมแล้ว เราไปดูกันได้เลย
ระบบลางานออนไลน์ที่ดี ต้องมีอะไรบ้าง
สำหรับพนักงาน
-
ยื่นขอลางานได้ทุกรูปแบบ
ระบบการลางานออนไลน์รองรับการลาทุกประเภท เช่น ลาพักร้อน ลาป่วย ลาคลอด ลาบวช หรือลากิจ โดยพนักงานสามารถระบุวันลา วันเริ่มต้น วันสิ้นสุด หรือแม้แต่การลาครึ่งวันได้อย่างสะดวก ทำให้ไม่ต้องเดินเอกสาร หรือรอการกรอกแบบฟอร์มด้วยตนเอง รวมถึงการแนบเอกสารประกอบการลา เช่น ใบรับรองแพทย์ เพื่อให้ HR ตรวจสอบได้สะดวก
-
ตรวจเช็กวันลาคงเหลือ
พนักงานสามารถตรวจสอบยอดวันลาคงเหลือได้ด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องสอบถาม HR ทำให้ลดความสับสนในสิทธิ์การลา และป้องกันการลาที่เกินสิทธิ นอกจากนี้ ระบบยังแสดงสรุปวันลาที่ใช้ไป และวันลาที่เหลืออย่างชัดเจน ทำให้พนักงานแต่ละคน สามารถวางแผนจัดการกับวันลาที่เหลือได้ง่ายดาย
-
รองรับการใช้งานทุกระบบ
ระบบการลางานออนไลน์สามารถใช้งานได้บนสมาร์ตโฟน ทั้งระบบ iOS และ Android หรือคอมพิวเตอร์ จึงสะดวกต่อการเข้าถึง ไม่ว่าจะอยู่ที่สำนักงาน บ้าน หรือพื้นที่อื่นที่มีอินเทอร์เน็ต สอดคล้องกับการทำงานในปัจจุบันอย่างยิ่ง
-
ใช้งานได้ทุกที่ และทันที
พนักงานสามารถยื่นคำขอลาได้ทันทีผ่านระบบออนไลน์ ไม่จำเป็นต้องเดินเอกสาร หรือรอ HR ทำให้ประหยัดเวลา และเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการลางาน ตอบโจทย์องค์กรที่มีการทำงาน ทั้งในรูปแบบของการเข้าออฟฟิศ และการทำงานแบบ Work from home หรือการทำงานนอกสถานที่
-
การแจ้งเตือนเมื่อการขออนุมัติ หรือปฏิเสธ
หลังจากยื่นคำร้อง ระบบจะแจ้งเตือนทันทีเมื่อ HR หรือหัวหน้าตรวจสอบและอนุมัติหรือปฏิเสธคำร้อง ผ่านโทรศัพท์ หรืออีเมล นอกจากนี้ พนักงานยังสามารถยกเลิกวันลาได้ด้วยตนเอง ผ่านระบบโดยตรง โดยไม่ต้องรอเจ้าหน้าที่
รีวิว! ระบบลงเวลาเข้า-ออกของพนักงาน และ Payroll ที่ห้ามพลาด !
สำหรับ HR และหัวหน้า
-
อนุมัติการลาได้แบบ Real-Time
เมื่อพนักงานยื่นคำขอ ระบบจะแจ้งเตือน HR และหัวหน้างานทันทีโดยตรงแบบ Real-Time ทำให้สามารถตรวจสอบ และอนุมัติการลาออนไลน์ได้รวดเร็ว ทั้งยังช่วยลดโอกาสเกิดความผิดพลาดได้อีกด้วย โดยเฉพาะการทำกระดาษใบลาหาย
-
ตรวจสิทธิ์การลาก่อนอนุมัติ
ในบางครั้ง หากพนักงานตำแหน่งเดียวกัน ลาทับซ้อนกันเยอะ อาจทำให้งานไม่สามารถเดินได้ หากใช้ระบบแบบเอกสาร ส่งผลให้ข้อมูลในส่วนนี้พลาดไป แต่เมื่อมีระบบเข้ามาทดแทน สามารถลดความผิดพลาดได้ ทำให้ HR และหัวหน้างาน สามารถตรวจสอบได้ว่า ในแต่ละวันมีพนักงานลาทั้งหมดกี่คน
-
เช็กรายละเอียดจำนวนวันลาของพนักงาน
HR และหัวหน้าสามารถดูข้อมูลสรุปวันลาของพนักงานทั้งหมด เช่น วันลาที่ใช้ไป วันลาที่เหลือ และประเภทการลา ทำให้สามารถวางแผนการจัดกำลังคนได้อย่างเหมาะสม ทั้งยังเอื้อต่อการประเมินประจำปีอีกด้วย
-
ส่งออกข้อมูลเป็นสรุปรายงาน
ระบบการลางานออนไลน์สามารถ สรุปและส่งออกข้อมูลเป็นรายงาน เช่น รายงานวันลาของพนักงาน รายงานสรุปเดือน หรือรายงานประจำปี ทำให้การจัดเก็บข้อมูลเป็นระบบ และสะดวกต่อการวิเคราะห์สถิติการลาของพนักงาน ได้ทั้งไฟล์ Excel PDF หรือ TXT
ทั้งหมดนี้ก็คือ จุดเด่นของระบบลางานออนไลน์ที่ดี ที่เข้ามาเพิ่มประสิทธิภาพ ทั้งในการทำงานของพนักงาน และการบริหารงานต่าง ๆ ในองค์กร เป็นเรื่องที่สะดวกสบายยิ่งขึ้น ดังนั้น องค์กรควรเลือกระบบลางานออนไลน์ ที่มีฟังก์ชันที่เหมาะสม สอดคล้องกับงบประมาณ และความต้องการขององค์กร
ขอบคุณข้อมูลจาก https://cloud-ta.com/